Thiết kế web - Thiết kế website chuyên nghiệp

- Rudy Puryear của Bain đưa ra 5 câu hỏi mà các CEO (Tổng giám đốc) nên dành cho các Giám đốc thông tin (CIO). Câu trả lời cho các câu hỏi này không dễ, nhưng chúng cần được trả lời để đảm bảo cho thành công trong tương lai

Theo Rudy Puryear từ công ty tư vấn Bain đồng thời là giám đốc CNTT toàn cầu, tất cả việc cắt giảm chi phí CNTT theo chỉ thị của các CEO, vốn được coi là “cần thiết để duy trì công việc kinh doanh”, thì giờ đây, lại dường như đang tạo ra một vấn đề có tính chất nghiêm trọng hơn: Việc dành quá nhiều ngân sách cho CNTT khi các công ty phản ứng lại nhu cầu, có thể làm cho các hoạt động CNTT càng phức tạp hơn và tạo ra nhiều sức ép hơn lên mối quan hệ: Kinh doanh – CNTT. Một phần của vấn đề là do những đứt đoạn giữa công việc kinh doanh chậm trễ và mối quan hệ của nó với CNTT. Puryear cho biết “Tôi tin rằng giữa công việc kinh doanh và CNTT còn tồn tại nhiều mâu thuẫn vẫn chưa giải quyết được”.

Để bắt đầu giải quyết các vấn đề này, các CEO cần đưa ra tiếng nói của mình. Puryear đưa ra 5 câu hỏi các CEO cần hỏi CIO để có được các câu trả lời thỏa đáng. Puryear cho rằng những câu trả lời của các CIO là “hết sức cần thiết để việc quản lý CNTT đạt được hiệu quả”.

1. Chúng ta có hiểu chúng ta đã từng làm sai những điều gì và kế hoạch sửa chữa những sai lầm là gì không?

Có rất nhiều các lý do hợp lý trong kinh doanh giải thích cho sự bùng nổ của CNTT. Nhưng Puryear cho biết “Chúng ta cũng đã chứng kiến rất nhiều hành động cần thiết nhằm giúp cho việc kinh doanh tồn tại nhưng lại chứa đựng hai mặt của một vấn đề. Những hành động này phá hủy một số tài sản đã được công việc kinh doanh gây dựng trong nhiều năm. Chúng cũng đưa đến những rủi ro kinh doanh khó chấp nhận”.

Puryear lấy ví dụ về trường hợp một khách hàng của Bain cùng với các chính sách CNTT mới trong suốt quá trình khủng hoảng kinh tế. Thay vì tăng thêm tuổi thọ của laptop thêm 12 tháng nữa, họ tăng thêm tuổi thọ của máy chủ. Và gần đây, khi xem xét lại các máy này, họ nhận thấy trên máy chủ có chạy các trình ứng dụng với 32% lỗi nghiêm trọng và không được hỗ trợ bởi các nhà sản xuất. “Theo quan điểm của tôi, điều này sẽ tạo ra những rủi ro kinh doanh không cần thiết”.

Câu hỏi trực tiếp ở đây sẽ là: Chúng ta đã đánh đổi những gì trong việc cứ coi các vấn đề tồn kho và cơ sở hạ tầng CNTT tồn tại như những rủi ro có thể chấp nhận được đối với công ty?

2. Chúng ta phải làm thế nào để có thể khai thác được tất cả những tiềm năng từ việc tự do chi tiêu?

Puryear thừa nhận một điều: Ở các công ty cụ thể, khoảng 80% đến 90% nguồn quỹ CNTT không được chi tiêu một cách tự do, ví dụ như “các công việc kinh doanh thường lệ”: hoạt động, vận hành, duy trì, hỗ trợ và đưa thêm các chức năng tiểu tiết vào môi trường hiện có. Ngược lại, chỉ 5% đến 20% là được chi tiêu một cách tự do.

Do đó, điều quan trọng là các công ty này cần cẩn trọng và có chiến lược hơn trong cách thức chi tiêu tự do. Đó là vì các vụ mua bán này sẽ không “bắt đầu trong khoảng 10 đến 20 năm của các dòng chi phí” một khi chúng đã được chuyển đến các quỹ tự do trong năm thứ hai. Theo tính toán của ông, các dòng chi phí cho đầu tư CNTT này có thể tốn từ 4 đến 10 lần số chi phí gốc sẽ được chi tiêu trong tương lai.

3. Chúng ta sẽ loại bỏ những điều phức tạp không cần thiết này như thế nào?

Puryear cho rằng: “Những điều phức tạp không cần thiết trong CNTT, trên thực tế, là một vấn đề quan trọng trong kinh doanh vì các công ty có thể tiếp tục đưa thêm nhiều giá trị vào nền tảng CNTT hơn là loại bỏ chúng đi. Chúng tôi đã đến nhiều công ty và nhận thấy các trình duyệt đã hết sử dụng (thẳng thắn mà nói: cần được bỏ đi), vẫn còn đang tồn tại trên các công nghệ đã lỗi thời cần được loại bỏ, và tất cả những điều đó, chỉ càng làm cho môi trường kinh doanh thêm phức tạp mà thôi".

Kết quả là các vòng đời chu kỳ trong kinh doanh và trong CNTT sẽ không thể đồng bộ hóa. Ví dụ như: một ngành kinh doanh cần thêm một dòng sản phẩm mới và muốn thực hiện điều đó trong vòng 3 tháng, và các nhân viên CNTT thì bắt đầu bàn tán về việc hoàn thiện trong 6 tháng hoặc hơn. Puryear đã nhanh chóng chỉ ra đó không hoàn toàn là lỗi của CNTT. “Trong một số trường hợp, CNTT phải tự mình thực hiện điều đó, nhưng những rắc rối xảy ra là do CNTT phải chịu ảnh hưởng từ những phức tạp không cần thiết sẵn tồn tại trong việc kinh doanh”.

4. Chúng ta tận dụng những giải pháp “vừa đủ hiệu quả” như thế nào?

Puryear chỉ ra rằng tư tưởng cạnh tranh và “chúng tôi biết nhiều hơn” trong các phòng CNTT vốn “đầu tư quá nhiều vào sự phát triển của các chức năng hợp lý”, được sử dụng để tùy biến các giải pháp hơn là sử dụng hết tất cả các trình ứng dụng. “Đây là sự hấp dẫn mà các giám đốc ra quyết định đầu tư cần hết sức lưu ý”.

Nhưng nguyên nhân nào dẫn đến điều đó? Ông cho biết trong các kinh nghiệm tư vấn của Bain, các trình ứng dụng được tiêu chuẩn hóa chính là “giải pháp đúng đắn để phục vụ 80% nhu cầu của các công ty”. Do đó, ông cho rằng câu hỏi cần trả lời ở đây là: Chúng ta có thể tận dụng được các phần mềm hỗ trợ các nhà cung cấp bằng việc mua nhiều hơn hoặc ít hơn không?

Ông cũng tin rằng các lợi ích gia tăng cũng có thể được tìm thấy ở đây: “Việc dựa dẫm vào sự phát triển các giải pháp nội tại có thể khai thác các nguồn lực và chuyển hóa chất xám cũng như năng lượng từ 20% các trình ứng dụng, vốn đưa lại những lợi thế cạnh tranh to lớn cho kinh doanh”.

5. Chúng ta làm thế nào để có thể làm cho các dịch vụ thuê ngoài mang tính chiến lược hơn?

Theo Puryear, sau khi cắt giảm nhân sự và nguồn lực để vượt qua khủng hoảng, điều cuối cùng các nhóm CNTT cần làm là tiếp tục “tuyển nhân viên với số lượng lớn” và mang các nguồn lực này trở lại.

Thay vào đó, các CIO cần phải tiếp tục phát triển một kế hoạch trò chơi nhằm tận dụng được những hợp đồng nhân công ngoài hiện có, và đối với các nhóm CNTT là để sử dụng “nhân công ngoài như một khả năng linh hoạt giúp tự mình đứng vững. Điều quan trọng là họ có khả năng để chỉ ra được các “bong bóng” nhu cầu công nghệ thông tin, và sau đó thay thế chúng mà không cần liên tục tuyển thêm nhân viên".

5 câu hỏi này có thể không giúp giải quyết được những bất cập vốn đã tồn tại khá lâu trong mối quan hệ giữa kinh doanh và CNTT. Nhưng các câu hỏi này cũng là một khởi đầu để nhận ra hết tiềm năng của việc đầu tư vào CNTT ở hiện tại và trong tương lai.